5.1 Dane Konta i Profilu

Przetwarzamy następujące informacje o użytkownikach Dashboardu:

• imię i nazwisko;

• służbowy adres e-mail;

• organizacja (klient), do której należy użytkownik;

• rola użytkownika i uprawnienia w Dashboardzie;

• zahashowane dane uwierzytelniające (hasła są przechowywane wyłącznie jako hashe bcrypt z unikalną kryptograficzną solą; nigdy nie przechowujemy haseł w postaci jawnej ani w jakiejkolwiek odwracalnej formie);

• preferencje konta (w tym wybrany język interfejsu oraz ustawienia na poziomie konta).

Cele: zapewnianie dostępu do Dashboardu, administracja kontami, kontrola dostępu oparta na rolach, uwierzytelnianie użytkowników oraz stosowanie preferencji użytkownika. Podstawy prawne: art. 6 ust. 1 lit. b) EU GDPR (wykonanie umowy między Quantum Neuron a klientem, za pośrednictwem którego użytkownik uzyskuje dostęp) oraz art. 6 ust. 1 lit. f) EU GDPR (uzasadnione interesy Quantum Neuron i klienta w prowadzeniu bezpiecznego systemu kont użytkowników).

5.2 Dane Uwierzytelniania i Sesji

Przetwarzamy zdarzenia uwierzytelniania, identyfikatory sesji, znaczniki czasowe logowania, adresy IP powiązane z sesjami oraz informacje niezbędne do utrzymania bezpiecznego stanu zalogowania przez czas trwania sesji użytkownika.

Cele: uwierzytelnianie użytkowników, utrzymanie bezpieczeństwa sesji, wykrywanie i zapobieganie nieautoryzowanemu dostępowi, ochrona przed atakami brute-force, rate limiting oraz blokady kont zgodnie z wytycznymi NIST SP 800-63B. Podstawy prawne: art. 6 ust. 1 lit. b) EU GDPR oraz art. 6 ust. 1 lit. f) EU GDPR (uzasadniony interes w zapewnieniu bezpieczeństwa naszej usługi).

5.3 Pliki Cookies i Local Storage

Dashboard wykorzystuje ściśle ograniczony zestaw plików cookies oraz wpisów local storage przeglądarki, z których wszystkie są niezbędne do funkcjonowania Dashboardu. Dashboard nie wykorzystuje żadnych reklamowych, profilujących ani zewnętrznych analitycznych plików cookies oraz nie osadza Google Analytics, Meta Pixel, LinkedIn Insight Tag ani żadnej równoważnej technologii śledzącej.

Typ przechowywania: Cookie

Identyfikator / kategoria: Cookie sesyjne uwierzytelniania

Cel: Utrzymanie uwierzytelnionej sesji użytkownika.

Okres przechowywania: Sesja (usuwane po wylogowaniu lub wygaśnięciu sesji).

Typ przechowywania: Local storage

Identyfikator / kategoria: Preferencje konta (np. język interfejsu, ustawienia UI)

Cel: Utrwalanie preferencji na poziomie konta pomiędzy sesjami w tej samej przeglądarce.

Okres przechowywania: Do usunięcia przez użytkownika lub przeglądarkę.

Typ przechowywania: Local storage

Identyfikator / kategoria: Dane widgetu Persony AI w Dashboardzie (identyfikator konwersacji, historia konwersacji)

Cel: Obsługa widgetu Persony AI w Dashboardzie wspierającego użytkowników.

Okres przechowywania: Do usunięcia przez użytkownika lub przeglądarkę.

Ponieważ wszystkie opisane powyżej pliki cookies i wpisy local storage są ściśle niezbędne do dostarczenia Dashboardu na żądanie użytkownika, baner zgody nie jest wymagany na podstawie art. 5 ust. 3 Dyrektywy 2002/58/WE oraz jej krajowych implementacji. Użytkownicy mogą w każdej chwili usunąć pliki cookies i wyczyścić local storage poprzez ustawienia swojej przeglądarki, jednak takie działanie może zakłócić funkcjonowanie Dashboardu.

W przypadku wprowadzenia w przyszłości w Dashboardzie jakichkolwiek nieniezbędnych plików cookies, reklamowych plików cookies, profilujących plików cookies lub zewnętrznych technologii analitycznych, zaktualizujemy niniejszą Politykę Prywatności i wdrożymy odpowiedni mechanizm zgody wymagany przez obowiązujące prawo przed aktywacją takich technologii.

5.4 Widget Persony AI w Dashboardzie

Po zalogowaniu użytkownicy mają dostęp do widgetu Persony AI w Dashboardzie, zaprojektowanego z myślą o wspomaganiu ich w obsłudze Dashboardu. Widget przechowuje swój stan operacyjny (identyfikator konwersacji, historię konwersacji oraz podobne informacje niezbędne do utrzymania konwersacji) wyłącznie w local storage przeglądarki użytkownika.

Treść konwersacji wymieniana za pośrednictwem widgetu jest przetwarzana w bazowej infrastrukturze Quantum Neuron w celu zapewnienia funkcjonalności asystenta. Tam, gdzie jest to wymagane przez obowiązujące zasady transparentności AI, w tym Rozporządzenie (UE) 2024/1689 („AI Act”) w odpowiednim zakresie, widget został zaprojektowany w taki sposób, aby na początku interakcji informować użytkownika, że rozmawia z systemem AI. Outputy wygenerowane przez AI mogą być oznaczane lub technicznie identyfikowalne w zakresie wymaganym lub technicznie wspieranym.

Podstawy prawne: art. 6 ust. 1 lit. b) EU GDPR (wykonanie umowy między Quantum Neuron a klientem) oraz art. 6 ust. 1 lit. f) EU GDPR (uzasadniony interes w zapewnieniu wsparcia użytkownika w ramach Dashboardu).

5.5 Monitorowanie Błędów i Session Replay (Sentry)

Dashboard wykorzystuje Functional Software, Inc. („Sentry”) do monitorowania błędów aplikacji, rejestrowania telemetrii wydajnościowej oraz nagrywania session replay interakcji front-endowych. Session replay rejestruje zdarzenia interfejsu użytkownika (takie jak kliknięcia, nawigacja i renderowanie stron) w celu diagnozowania błędów, odtwarzania bugów oraz poprawy stabilności i jakości Dashboardu. Wrażliwe pola formularzy oraz podobne pola są maskowane u źródła w zakresie wspieranym przez funkcje data scrubbing Sentry.

Konfigurujemy maskowanie, scrubbing lub równoważne kontrole dla wrażliwych pól formularzy oraz treści wprowadzanych przez użytkownika w zakresie technicznie wspieranym przez Sentry lub odpowiednie narzędzia diagnostyczne. Session replay jest wykorzystywany do celów diagnostycznych, dochodzeń bezpieczeństwa oraz stabilności produktu, a nie do reklamy, profilowania ani marketingu behawioralnego.

Cele: diagnostyka błędów aplikacji, monitorowanie wydajności, prowadzenie dochodzeń w sprawie incydentów bezpieczeństwa oraz ciągłe doskonalenie Dashboardu. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) EU GDPR (uzasadniony interes w utrzymaniu bezpiecznej, stabilnej i wysokiej jakości usługi). Lokalizacja: Sentry przetwarza takie dane w granicach Unii Europejskiej na podstawie Data Processing Agreement zawartej z Quantum Neuron.

5.6 Komunikacja Wsparcia

Jeżeli użytkownik kontaktuje się z Quantum Neuron poprzez e-mail lub inne kanały wsparcia, przetwarzamy treść takiej komunikacji, w tym jakiekolwiek zawarte w niej Dane Osobowe, w celu świadczenia wsparcia, rozwiązywania problemów oraz prowadzenia rejestru komunikacji.

Podstawy prawne: art. 6 ust. 1 lit. b) EU GDPR (wykonanie umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f) EU GDPR (uzasadniony interes w zapewnianiu wsparcia klienta i prowadzeniu rejestru komunikacji).

5.7 Flow Rezerwacji Spotkania Przed Zawarciem Umowy (Calendly)

Jeżeli użytkownik tworzy konto w Dashboardzie zanim jego organizacja zawrze Master SaaS Agreement z Quantum Neuron, użytkownikowi prezentowany jest osadzony widget rezerwacji spotkania obsługiwany przez Calendly LLC („Calendly”) w miejsce standardowej ścieżki onboardingu. Widget umożliwia użytkownikowi, według jego wyłącznego uznania, umówienie spotkania z przedstawicielem handlowym Quantum Neuron.

Informacje, które użytkownik wprowadza do osadzonego widgetu Calendly (takie jak imię i nazwisko, adres e-mail oraz wszelkie dodatkowe szczegóły, które użytkownik zdecyduje się podać), są zbierane bezpośrednio przez Calendly i przetwarzane przez Calendly jako niezależnego administratora zgodnie z własną notą prywatności Calendly. Quantum Neuron nie przekazuje żadnych danych użytkownika do Calendly poprzez osadzony widget; użytkownik przekazuje takie dane do Calendly za pośrednictwem widgetu z własnej inicjatywy.

Po dokonaniu rezerwacji spotkania przez widget, Calendly informuje Quantum Neuron o rezerwacji i udostępnia nam szczegóły rezerwacji. Od momentu otrzymania takich szczegółów rezerwacji Quantum Neuron przetwarza je jako odrębny, niezależny administrator w celach określonych poniżej.

Cele (przetwarzanie przez Quantum Neuron otrzymanych danych rezerwacji): przygotowanie i przeprowadzenie zarezerwowanego spotkania; kwalifikacja leadu; komunikacja przed zawarciem umowy. Podstawy prawne: art. 6 ust. 1 lit. b) EU GDPR (działania podejmowane na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f) EU GDPR (uzasadniony interes w kwalifikacji i odpowiadaniu na leady). Lokalizacja: Calendly przetwarza dane w Stanach Zjednoczonych. W stosownym zakresie mają zastosowanie mechanizmy transferu z Rozdziału V EU GDPR lub UK GDPR, jak opisano dalej w punkcie 9.

Calendly nie jest Subprocesorem w odniesieniu do Danych Osobowych Klienta w rozumieniu DPA. Jest wykorzystywany wyłącznie w scenariuszu rezerwacji spotkania przed zawarciem umowy opisanym w niniejszym punkcie. W zakresie, w jakim Calendly przetwarza Dane Osobowe w Stanach Zjednoczonych, mają zastosowanie odpowiednie mechanizmy transferu z Rozdziału V EU GDPR lub UK GDPR, jak opisano w punkcie 9.

5.8 Telemetria Bezpieczeństwa, Logi Audytowe i Logi Operacyjne

Przetwarzamy telemetrię istotną z punktu widzenia bezpieczeństwa, logi dostępu, logi audytowe oraz podobne dane operacyjne generowane w wyniku korzystania z Dashboardu, w tym adresy IP, ciągi user agent, informacje o urządzeniu, zdarzenia logowania i wylogowania, działania administracyjne oraz zdarzenia błędów.

Cele: ochrona bezpieczeństwa, integralności i dostępności Dashboardu; zapobieganie, wykrywanie i badanie oszustw, nadużyć oraz incydentów bezpieczeństwa; spełnianie naszych obowiązków prawnych oraz wykazywanie zgodności z obowiązującymi Przepisami o Ochronie Danych. Podstawy prawne: art. 6 ust. 1 lit. f) EU GDPR (uzasadniony interes w ochronie naszej usługi) oraz art. 6 ust. 1 lit. c) EU GDPR (zgodność z obowiązkami prawnymi, w tym wynikającymi z art. 32 EU GDPR).